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Start Aktuelles Geburtstagslisten, Informationen über Hochzeiten und Geburten im Unternehmen

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Geburtstagslisten, Informationen über Hochzeiten und Geburten im Unternehmen

Datenschutz im Beschäftigungskontext ... ist diese Datenverwendung zulässig?

 

Geburtstagliste beim Kopierer oder in der Kantine am Schwarzen Brett oder Gratulation zur Geburt des Babys im Intranet

Nahezu in jeder Organisation sind Geburtstagslisten beliebt; oft gibt es mehrere Version dieser netten Möglichkeit, über die persönlichen Verhältnisse der anderen MitarbeiterInnen informiert zu werden. Auch die „Information“ – z.B. durch den Betriebsrat in periodisch erscheinenden Zeitungen oder Newslettern – darüber, dass ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin geheiratet, ein Baby bekommen hat oder über andere Ereignisse im Privatleben ist in vielen Organisationen gang und gäbe.

Manchmal werden die Listen oder Informationen am schwarzen Brett ausgehängt oder im Intranet veröffentlicht, um allen die Kenntnisnahme zu ermöglichen. Es kommt auch vor, dass die Listen zentral von der Personalabteilung oder vom Sekretariat ohne Wissen der betroffenen MitarbeiterInnen erstellt werden.

 

Erhebung und Verwendung von personenbezogenen MitarbeiterInnendaten

Aus datenschutzrechtlicher Sicht stellt die Erhebung von personenbezogenen Daten und Verwendung dieser „Geburtstagslisten“ oder Informationen über andere persönliche Verhältnisse eine Verwendung von Daten von MitarbeiterInnen dar.

 

Datenübermittlung vom Verantwortlichen an andere Empfänger

Werden diese Listen so verwendet, z.B. ausgehängt, dass diese auch von Personen außerhalb der eigenen Organisation gesehen werden können, dann kommt es zu einer Datenübermittlung und zwar sogar an einen unbestimmten Personenkreis.

 

Anwendung der gesetzlichen Reglungen bei der Beurteilung der Zulässigkeit

Zweck der Datenverarbeitung

Der Zweck der Geburtstagsliste oder einer sonstigen derartigen Liste ist, dass die MitarbeiterInnen im Unternehmen über den Geburtstag und andere private Ereignisse ihrer Kolleginnen und Kollegen informiert werden. Es stellt sich daher die Frage, ob dies ein legitimer Zweck bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Beschäftigungskontext sein kann.

ErwG 155 DSGVO sowie Art 88 DSGVO beziehen sich auf Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext beschreiben u.a. die Zwecke der Verarbeitung von Daten im Beschäftigungskontext u.a. wie folgt:

  • Einstellung & Erfüllung des Arbeitsvertrags
  • Erfüllung von durch Rechtsvorschriften oder Kollektivvereinbarungen festgelegten Pflichten
  • Managements, der Planung und der Organisation der Arbeit
  • Gleichheit und Diversität am Arbeitsplatz
  • Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
  • Inanspruchnahme der mit der Beschäftigung zusammenhängenden individuellen oder kollektiven Rechte und Leistungen
  • Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.

In diese Kategorien der von der DSGVO vorgesehenen Zwecke der Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext wird eine „Geburtstagsliste“ oder sonstige Information über private Ereignisse der MitarbeiterInnen wohl nicht fallen, sodass diese Listen wohl nicht der notwendigen angemessenen Zweckdefinition iSd DSGVO entsprechen werden, und derartige Listen keine Datenverarbeitung von Beschäftigungsdaten nach Treu und Glauben darstellen.

 

Grundlage für die Rechtmäßigkeit iSd Art. 6 (1) lit a bis f DSGVO

Wenn man davon ausgeht, dass die Verwendung derartiger Geburtstagslisten in die angemessene Datenverarbeitung aufgrund eines möglichen notwendigen Zusammenhangs mit dem Arbeitsverhältnis fallen könnte, ist (überdies) eine Grundlage für die Rechtmäßigkeit für die Verarbeitung zu finden, wobei hier die Möglichkeiten des Art 6 (1) lit a bis f DSGVO genutzt werden könnten.

Einen Möglichkeit für die Rechtmäßigkeit könnte die Einwilligung der MitarbeiterInnen gem. Art. 6 (1) lit a DSGVO in die Verwendung der Geburtstagsliste bieten. In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, dass auch die Art. 29 Datenschutzgruppe davon ausgeht, dass die Freiwilligkeit, die für die Einwilligung gefordert wird (siehe ErwG 32, 42, 43 und Art. 4 Z 11, Art. 7 (4) DSGVO) im Arbeitsverhältnis nur sehr schwer erzielt werden kann.

Die anderen Gründe, z.B. Vertragserfüllung, lebenswichtige Interessen der betroffenen Person, Erfüllung einer Rechtspflicht, Erfüllung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse oder überwiegend berechtigtes Interesse des Verantwortlichen oder eines Dritten werden für die Realisierung des konkreten Zweckes dieser Listen nicht in Frage kommen.

Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht beurteilte derartige Geburtstagslisten (siehe auch 2. Tätigkeitsbericht im Jahr 2014) als unzulässig.

 

Wie könnte es dennoch gehen, diese Listen zu verwenden?

Freiwillige Einwilligung – wie kann diese Vorgabe umgesetzt werden?

Ein „workaround“ wäre wohl, dass von der Organisation eine nicht vorausgefüllte Geburtstagsliste oder Zustimmungserklärung zur Bekanntgabe von privaten Ereignissen mit beispielhafter Anführung der Ereignisse (Hochzeit, Geburt eines Kindes …) zur Verfügung gestellt wird. Diese Information bei der Datenerhebung müsste mit einem Hinweis auf die Freiwilligkeit der Zustimmung versehen werden, und es sollte sichergestellt werden, dass die MitarbeiterInnen frei und ohne Sanktionen befürchten zu müssen, entscheiden können, ob sie möchten, dass die konkreten personenbezogenenn Daten im Unternehmen für den konkreten Zweck verwendet (und insbes. anderen MitarbeiterInnen zugänglich gemacht) werden.

Die MitarbeiterInnen, die zustimmen möchten, dass ihre Daten verwendet werden, können die Daten eintragen. Es wäre damit sichergestellt, dass eine freiwillige Einwilligung in die Verwendung des personenbezogenen Datums „Geburtstag“ oder der anderen Ereignisse im Privatleben der MitarbeiterInnen durch die natürlichen Personen erfolgt.

Informierte Einwilligung – wie kann das erfolgen?

Den MitarbeiterInnen muss auch die Möglichkeit gegeben werden, dass sie sich wieder von der Liste entfernen (lassen) (Widerrufsmöglichkeit) und sie müssen iSd Art. 13 DSGVO u.a. auch über die konkrete Verwendung der Daten (Zweck) informiert werden, und zwar bei der Datenerhebung.

Art. 13 DSGVO schreibt vor, dass bei der Erhebung der Daten (dh bei der Eintragung in die „Geburtstagsliste“ oder „Liste privater Ereignisse“ die betroffenen Personen über folgende Sachverhalte zu informieren sind, sofern sie über diese Informationen nicht schon verfügen (Art 13 (4) DSGVO), damit die betroffene Person eine informierte Einwilligung erteilen kann:

    1. den Namen und die Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seines Vertreters;
    2. gegebenenfalls die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten;
    3. die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen, sowie die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung;
    4. gegebenenfalls die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personen­bezogenen Daten;
    5. die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer;
    6. das Bestehen eines Rechts auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder eines Widerspruchsrechts gegen die Verarbeitung sowie des Rechts auf Datenübertragbarkeit;
    7. wenn die Verarbeitung auf der Einwilligung der betroffenen Person beruht, das Bestehen eines Rechts, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird;
    8. das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
    9. ob die Bereitstellung der personenbezogenen Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich ist, ob die betroffene Person verpflichtet ist, die personenbezogenen Daten bereitzustellen, und welche mögliche Folgen die Nichtbereitstellung hätte;

 

Wenn Sie noch Fragen zu Verwendung derartiger „Geburtstagslisten“ oder „Listen über Jubiläen und private Ereignisse“ haben, kontaktieren Sie uns; wir beraten Sie gerne bei Fragen des Datenschutz- und Informationstechnologierechts.

 

 

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