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Die "6-Schritte-Methode" der CNIL zur Compliance mit der DSGVO

Eine kurze Anleitung zur Compliance; frei nach der "methodologie en 6 etapes" der CNIL

 

 

Die französische Datenschutzbehörde CNIL hat am 15.3.2017 eine 6-Schritte-Methode zur Vorbereitung auf die DSGVO veröffentlicht. Diese soll es Unternehmen ermöglichen, sich rechtzeitig auf die Verpflichtungen und Vorgaben der DSGVO vorzubereiten, und die Vorgaben korrekt umzusetzen.

Dieser „Fahrplan“ stellt eine (inoffizielle) Übersetzung und Zusammenfassung der Veröffentlichung der CNIL dar; die Übersetzung wurde mit Links zu www.dataprotect.at versehen.

Die „methodologie en 6 etapes“ („6-Schritte-Methode“) umfasst:

Datenschutzbeauftragen bestellen („Désigner un pilote“)
Datenstruktur erheben („Cartographer“)
Maßnahmen priorisieren („Prioriser“)
Risiko managen („Gerer le risques“)

Organisieren („Organiser“)
Dokumentieren („Documenter“)

 

Schritt 1: Datenschutzbeauftragen bestellen („Désigner un pilote“)

Es wird empfohlen eine verantwortliche Person (als DSB) zu benennen, die Informations-, Beratungs- und Kontrollaufgaben wahrnimmt. Die verantwortliche Person soll die Compliance mit der DSGVO sicherstellen. Auch wenn das Unternehmen nicht verpflichtet sein sollte (nach Art. 37 DSGVO) einen DSB zu bestellen, sei es sinnvoll, jemanden zu benennen, der als verantwortliche Person tätig ist.

Die verantwortliche Person soll als „Pilot“ die Umsetzung der Verpflichtungen der DSGVO auf Basis einer Verpflichtungserklärung ermöglichen, und das Unternehmen hat ihm/ihr die notwendigen Ressourcen zur Verfügung zu stellen.

 

Schritt 2: Datenstruktur erheben („Cartographer“)

In diesem Schritt soll die Organisation die Daten im Detail identifizieren, und zwar in der Form, dass ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten iSd Art 30 DSGVO erstellt wird.

Es ist eine umfassende Dokumentation der Datenverarbeitungen notwendig, die in ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aufgenommen wird. Die CNIL hat eine Vorlage für ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten entwickelt.

Zum nächsten Schritt können Organisationen übergehen, wenn

  • sie die Stellen und/oder Einheiten (in der Organisation) kontaktiert hat, die (personenbezogene) Daten innerhalb der Datenstruktur erheben und verarbeiten
  • sie ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten mit den (Haupt-)Zwecken der Verarbeitungen und den Kategorien von personenbezogenen Daten erstellt haben
  • sie die Lieferanten/Auftragsdatenverarbeiter, die in die Verarbeitungsaktivitäten involviert sind, identifiziert haben
  • und wissen, dass ihre (personenbezogenen) Daten übermittelt werden und an wen, und wo und wie lange die Daten gespeichert werden.

Schritt 3: Maßnahmen priorisieren („Prioriser“)

Nach Erstellung des Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist es notwendig, die Maßnahmen zu definieren, die erforderlich sind, um die Compliance mit der geltenden Rechtslage und der DSGVO herzustellen. Diese Maßnahmenfestlegung erfolgt unter Berücksichtigung der Risken in Bezug auf die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen.

Folgende Maßnahmen sind durchzuführen bzw. Prinzipien einzuhalten:

  • Datenminimierung, sohin Sicherstellung, dass nur die personenbezogenen Daten erhoben und in der Folge verarbeitet werden, die zur Erfüllung des Zweckes der Datenverarbeitung notwendig sind.
  • Festlegung der Rechtsgrundlage der Verarbeitung der personenbezogenen Daten
  • Review der bestehenden Datenschutzerklärungen, um sicherzustellen, dass diese den Anforderungen der DSGVO entsprechen
  • Prüfung, ob alle Lieferanten / Auftragsdatenverarbeiter mit den neuen Aufgaben und Verpflichtungen der DSGVO vertraut sind und dass angemessene Datenschutzklauseln in den Vereinbarungen enthalten sind
  • Festlegung von Prozessabläufen bei Ausübung der Rechte einer betroffenen Person
  • Prüfung, ob Datensicherheitsmaßnahmen implementiert sind

Schritt 4: Risiko managen („Gerer le risques“)

Wenn sich während der bisherigen Schritte herausgestellt hat, dass eine Verarbeitung ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge haben kann, dann ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung iSd Art. 35 DSGVO durchzuführen.

Mehr zur Datenschutz-Folgenabschätzung finden sie auf dataprotect.at.

 

Schritt 5: Organisieren („Organiser“)

In diesem Schritt müssen die Organisationen Prozesse festlegen, die es gewährleisten, dass jederzeit während der Laufzeit einer Datenverarbeitung unter Berücksichtigung aller möglichen Ereignisse (z.B. Sicherheitsverletzungen, Anfragen von betroffenen Personen, Veränderungen der erhobenen Daten, Veränderungen bei Lieferanten etc…) der Schutz der personenbezogenen Daten gegeben ist.

Im Einzelnen erfordert dies:

  • Berücksichtigung von Datenschutzprinzipien bei der Einführung einer Verarbeitung oder Verarbeitungstätigkeit.
  • Erhöhung des Bewusstseins von Mitarbeitern und Sicherstellung, dass datenschutzrelevante Informationen zu den korrekten Ansprechpartnern kommen (Training, Kommunikations-leitlinien etc…)
  • Richtlinien zur Behandlung von Datenschutzanfragen
  • Antizipieren von Datenschutzverletzungen und Sicherstellung, dass Data Breach Notifications durchgeführt werden können, und auch die Zeitlimits (z.B. 72 Stunden) eingehalten werden können, wobei die CNIL angibt, dass es ein Online-Meldesystem geben wird

 

Schritt 6: Dokumentieren („Documenter“)

Für den letzten Schritt ist es notwendig, dass die Organisationen die datenschutzrechtliche Dokumentation zusammenstellen und aufbereiten.

Die Compliance-Aktivitäten und die Dokumente, die in jedem Schritt erstellt werden, müssen in periodischen Abständen geprüft und angepasst werden, um den kontinuierlichen Datenschutz zu gewährleisten.

Im Einzelnen enthält diese Dokumentation:

  • Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten iSd Art. 30 DSGVO
  • Datenschutz-Folgenabschätzungen für Verarbeitungen mit hohen Risken oder die Dokumentation, weshalb keine hohen Risken gegeben sind.
  • Dokumentation zu den Mechanismen der Datenübermittlungen (z.B. Standardvertragsklauseln, Binding Corporate Rules, Zertifizierungen, sofern anwendbar)
  • Datenschutzerklärungen
  • Formulare für die Einwilligungserklärungen von betroffenen Personen, und auch Nachweise, dass die betroffenen Personen die Einwilligung gegeben haben, in den Fällen, in denen die Einwilligung die Rechtsgrundlage darstellt.
  • Prozesse, die implementiert wurden, um sicherzustellen, dass betroffene Personen ihre Rechte ausüben können;
  • Vereinbarungen mit Lieferanten und Auftragsdatenverarbeitern; und
  • Interne Prozesse nach einer Datenschutzverletzung (inkl. Data Breach Notification)
 

 

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